Răspunsul scurt
Aveți nevoie de un CRM când informația despre clienți și oferte nu mai încape în capul unui om sau într-un fișier. Cele mai clare semne sunt ofertele care se pierd fără să le urmărească nimeni, istoricul unui client răspândit între Excel, email și WhatsApp, și rapoartele de vânzări făcute de mână la sfârșit de lună. Dacă recunoașteți trei sau mai multe, merită să socotiți. Cât costă și cât durează, vedeți la Cât costă un CRM și Cât durează un CRM la comandă.
7 semne că aveți nevoie de CRM
- Ofertele se trimit și nu mai întreabă nimeni de ele. Nu aveți o listă a ofertelor fără răspuns și nici un termen la care sunați din nou.
- Istoricul unui client e în patru locuri: un Excel, emailul cuiva, WhatsApp și un caiet. Când omul lipsește, nu mai știe nimeni ce s-a discutat.
- Doi colegi sună același client în aceeași zi, fiecare cu altă informație.
- Un vânzător plecat ia cu el clienții. Numerele, notițele și ofertele rămân pe telefonul lui.
- Rapoartele se fac de mână. La sfârșit de lună cineva copiază cifre din mai multe fișiere ca să afle câte oferte s-au dat și câte s-au câștigat.
- Nu știți de unde vin clienții. Nu puteți spune care sursă aduce comenzi și care doar cereri care nu se închid.
- Procesul diferă de la un om la altul. Fiecare ține evidența în felul lui, iar un coleg nou învață prin întrebări.
3 semne că nu este încă momentul
- Procesul de vânzare nu există, nici pe hârtie. Mai întâi descrieți etapele; apoi le puneți într-o aplicație. Un CRM nu inventează un proces.
- Vindeți singur, cu puțini clienți, iar o listă bine ținută vă ajunge.
- Nimeni nu va introduce datele. Un CRM gol este mai rău decât un Excel plin. Dacă echipa nu e dispusă să-l completeze, problema este alta.
Ce faceți după ce recunoașteți semnele
- Scrieți etapele vânzării, de la prima cerere la comandă. O pagină este de ajuns.
- Alegeți între o aplicație gata făcută și una la comandă: comparația completă.
- Strângeți exportul clienților din Excel sau din programul vechi; trecerea de la Excel se face cu import.
- Cereți o ofertă scrisă, cu preț și termen. Pachetele noastre sunt în pagina de prețuri, iar construirea unui CRM la comandă începe cu o discuție de 30 de minute.
Nu vindem ERP-uri. Dacă datele de vânzare stau deja într-un ERP, CRM-ul se leagă de el; detaliile sunt la integrarea cu ERP-ul.
Întrebări frecvente
Nu există un număr magic. Contează mai mult cât de greu vă este să știți, într-un minut, cine a cerut ofertă, cine a primit-o și cine trebuie sunat azi. Dacă răspunsul vă ia mai mult de câteva minute sau depinde de memoria unui singur om, un CRM începe să se justifice, chiar și cu puțini clienți. Dacă toți clienții încap într-o listă pe care o știți pe de rost, mai puteți aștepta.
Pentru început, da, și mulți pornesc de acolo. Excelul se strică când îl folosesc mai mulți oameni în același timp, când vreți amintiri automate sau când un coleg schimbă o coloană fără să spună. Atunci apar dublurile și versiunile diferite. Dacă ajungeți la asta, vedeți articolul despre trecerea de la Excel la o aplicație proprie, iar datele din Excel se pot importa în CRM.
Un CRM bun urmează felul în care lucrați, nu invers. De aceea, la noi, prima etapă este discuția despre procesul dumneavoastră de vânzare, cu etapele pe care le aveți deja. Dacă o aplicație gata făcută vă cere să lucrați după logica ei, ori vă adaptați, ori plătiți pentru modificări. Comparația completă este în articolul despre CRM gata făcut sau la comandă.
Pentru un CRM de echipă, cel puțin două sau trei persoane care vând sau răspund clienților, altfel nu aveți ce să împărțiți. Singur, un om se descurcă și cu o listă bine ținută. Când intră un al doilea vânzător, apare prima problemă reală: cine a vorbit cu cine, și ce i-a promis. Aici CRM-ul își arată valoarea.
La pachetul Mic, între 1 și 2 săptămâni de la primirea datelor, cu import din Excel, iar prețul final este 2.500 €. Pachetele Mediu și Mare durează 3–4, respectiv 6–8 săptămâni. Termenul exact îl scriem în propunere, după o discuție de 30 de minute în care aflăm cum vindeți astăzi.