Ce este o fișă de service și de ce contează
Fișa de service e documentul unei intervenții: cine a cerut-o, la ce echipament, ce a constatat tehnicianul, ce a reparat, ce piese a folosit, cât a durat și cine a confirmat. Pe ea se sprijină trei lucruri care țin de bani:
- Factura. Orele, deplasarea și piesele trecute pe fișă sunt ce facturezi. Ce lipsește de pe fișă de obicei nu se mai facturează.
- Garanția. Seria echipamentului și data instalării arată dacă intervenția intră în garanție sau se plătește.
- Istoricul. La următoarea defecțiune, tehnicianul vede ce s-a mai lucrat la același echipament și nu pornește de la zero.
Descarcă modelul gratuit
Fișă de service, o pagină A4, gata de tipărit sau de completat în Word.
Gratuit, fără cont și fără email. Îl poți modifica și folosi liber în firma ta.Ce trebuie să conțină o fișă de service
Modelul de mai sus are opt secțiuni. Sunt cele pe care le cer, în practică, facturarea, garanția și clientul:
- Numărul și data fișei. Numerotarea continuă te ajută să vezi dacă s-a pierdut vreo fișă.
- Clientul: denumire, CUI, persoana de contact, telefonul și adresa intervenției, care poate fi alta decât sediul.
- Echipamentul: tip, marcă și model, serie, data instalării, dacă e în garanție și dacă intră într-un contract de mentenanță.
- Solicitarea: când a sunat clientul, ce defect a reclamat și cât de urgent e.
- Intervenția: tehnicianul, data, ora de sosire și de plecare, kilometrii, constatarea și lucrările efectuate.
- Piesele și materialele, cu cod, cantitate și preț, ca să poată fi facturate și scăzute din stoc.
- Manopera și deplasarea: orele, tariful și costul deplasării.
- Rezultatul și semnăturile: rezolvat, necesită revenire, necesită piese sau echipament ridicat în atelier, plus semnătura tehnicianului și a clientului, cu nume în clar.
Fișă de service, PV de intervenție, deviz și raport de service
Termenii se amestecă des. Diferența, pe scurt:
| Document | Ce arată | Când se face |
|---|---|---|
| Fișă de service | Toată intervenția: solicitare, constatare, lucrări, piese, timp, rezultat | De la sesizare până la închiderea lucrării |
| PV de intervenție | Ce s-a constatat sau s-a reparat la client, confirmat prin semnătură | La client, la final de vizită |
| Deviz | Cât va costa reparația: manoperă, piese, deplasare | Înainte de reparație, pentru acordul clientului |
| Raport de service | Sinteza intervențiilor pe o perioadă sau pe un client | Lunar sau la cerere |
La multe firme mici fișa și PV-ul sunt același document, semnat la client. Când lucrarea are mai multe vizite (o constatare, apoi reparația după ce vin piesele), merită o fișă cu câte un PV pentru fiecare vizită.
Cum o completezi corect
- Trece seria de pe echipament, nu din memorie. Fără serie, garanția și istoricul nu se mai pot verifica.
- Notează ora de sosire și de plecare la client, nu la final de zi.
- Scrie piesele cu codul lor. „O garnitură” nu se poate factura și nici scădea din stoc.
- Bifează un singur rezultat. „Rezolvat” închide lucrarea. „Necesită piese” trebuie să pornească o comandă.
- Cere semnătura cu numele în clar. O semnătură fără nume nu ajută dacă apare o contestație.
Greșelile care costă bani
- Fișa ajunge la birou după câteva zile. Facturarea întârzie, iar detaliile se uită.
- Orele și deplasarea nu se trec. Manopera făcută nu mai ajunge pe factură.
- Piesele luate din mașină nu apar pe fișă. Stocul nu se mai potrivește, iar piesa nu se facturează.
- Scrisul nu se înțelege. Cineva de la birou rescrie fișa în ERP și ghicește.
- Nu există istoric pe echipament. Tehnicianul nu știe că aceeași defecțiune a mai apărut luna trecută.
Fișele de la vizitele planificate sunt dovada că ai respectat contractul de mentenanță: ce clauze scrii, în articolul despre contract.
Când fișa pe hârtie nu mai ajunge
Hârtia merge bine la câteva intervenții pe săptămână. Devine o problemă când:
- ai mai mulți tehnicieni pe teren și nu știi în timp real unde e fiecare lucrare;
- cineva de la birou rescrie fișele în ERP ca să poată factura;
- clienții cer PV-ul pe email, semnat, în aceeași zi;
- ai contracte de mentenanță cu revizii periodice pe care trebuie să nu le ratezi.
Atunci fișa se completează pe telefon, clientul semnează pe ecran și primește PDF-ul, iar datele pleacă direct în ERP pentru factură. Așa am construit sistemul de service pentru o firmă de echipamente HoReCa legată de Priority ERP. Cum arată un astfel de sistem găsești pe pagina de software de service. Despre organizarea întregului departament, de la solicitare la factură, citește cum organizezi departamentul de service.
Dacă vrei să vezi ce s-ar putea automatiza din fluxul tău de service, discuția de 30 de minute e gratuită: îți arătăm unde pierzi bani.
Întrebări frecvente
Nu. Fișa arată ce s-a lucrat, cu ce piese și cât a durat, iar factura se emite separat, din programul de facturare sau din ERP. O fișă completă face facturarea mai rapidă și mai corectă.
Pentru service-ul obișnuit de echipamente, firmele își fac propriul model. Pentru unele echipamente, cum sunt casele de marcat sau instalațiile sub ISCIR, legislația cere documente proprii, pe care le verifici în reglementările aplicabile domeniului tău.
Da. Multe firme completează fișa și PV-ul pe telefon sau pe tabletă, iar clientul semnează pe ecran și primește PDF-ul pe email. Stabilește în contractul cu clientul că acceptați documentele semnate astfel.
Da. Varianta Word se poate edita: pune logo-ul și datele firmei, scoate câmpurile de care nu ai nevoie și adaugă-le pe cele specifice echipamentelor tale.